Naast animatie video’s en tekeningen zijn er vanuit het MAIL-project ook nieuwe, uniforme brieven ontwikkeld. Het gaat om de brief waarmee het ziekenhuis een patiënt thuis kan verzoeken om deel te nemen aan een BRMO-contactonderzoek (brief ‘verzoek om test te doen’) én de BRMO-positieve uitslagbrief.
Deze brieven zijn eerst als concept opgesteld door de communicatiedeskundigen van het bedrijf USG op basis van een aantal gemeenschappelijke elementen uit de bestaande brieven van de ziekenhuizen in onze regio. Vervolgens zijn de brieven herschreven en vereenvoudigd door experts van Pharos om ervoor te zorgen dat de brieven ook begrijpelijk zijn voor mensen met beperkte gezondheidsvaardigheden. Een aantal taalambassadeurs (d.w.z. mensen met beperkte gezondheidsvaardigheden zonder voorkennis over het onderwerp) hebben de brieven getest om te zien of zij de inhoud goed begrepen. Naar aanleiding van deze testronde zijn een aantal laatste aanpassingen gemaakt.
De brieven zijn als Pdf-bestand te vinden op de website van het ABR Zorgnetwerk Zuidwest-Nederland (https://amrzorgnetwerkzwn.nl/mail/). Een Word-bestand met de ruwe teksten kan ook worden opgevraagd bij de projectgroep (mailproject.mmiz@erasmusmc.nl). De brieven kunnen daarmee worden opgemaakt in de huisstijl van het eigen ziekenhuis en een aantal velden kan worden ingevuld met alle benodigde gegevens.